JD là gì? Những nội dung cần có trong một bản mô tả công việc chuẩn mực

Trong công việc, JD là viết tắt của từ Job Description (Mô tả công việc). Đây là văn bản mô tả chi tiết về nhiệm vụ, trách nhiệm và kỹ năng mà nhà tuyển dụng yêu cầu cho vị trí công việc cụ thể. 

Để tạo nên một bản JD hoàn chỉnh, nhà tuyển dụng cần hình dung rõ ràng về học vấn, kỹ năng của ứng viên, thông qua cách trao đổi chi tiết với đại diện các phòng ban tương có nhu cầu tuyển dụng.

Trong tuyển dụng, JD đóng vai trò vô cùng quan trọng và đảm bảo lợi ích cho cả nhà tuyển dụng lẫn ứng viên. Dưới đây là vai trò của bản mô tả công việc đối với ứng viên và nhà tuyển dụng:

• Đối với ứng viên: Một bản mô tả công việc chi tiết và đầy đủ thông tin giúp ứng viên hiểu rõ các yêu cầu của vị trí/chức vụ, từ đó xác định xem họ có đủ điều kiện để ứng tuyển hay không. Phần lớn ứng viên chia sẻ rằng, một JD rõ ràng, cụ thể sẽ ảnh hưởng lớn đến quyết định nộp đơn xin việc của họ.
• Đối với nhà tuyển dụng: một JD rõ ràng và chi tiết không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng mà còn tạo ấn tượng mạnh mẽ với các ứng viên tiềm năng.  Mô tả công việc vụ thể giúp nhà tuyển dụng và hội đồng phỏng vấn có cái nhìn toàn diện về ứng viên, từ đó dễ dàng lựa chọn nhân sự phù hợp cho vị trí/ chức vụ đó.

Tùy vào từng vị trí công việc mà JD sẽ có sự khác nhau. Theo Forbes Advisor chia sẻ, để tăng khả năng thu hút ứng viên “chất lượng”, một bản mô tả công việc nên bao gồm các nội dung sau:

Giới thiệu ngắn gọn những thông tin cơ bản về doanh nghiệp sẽ giúp ứng viên nắm bắt được tổng quan nơi họ dự định ứng tuyển. 

Ví dụ Công ty RABILOO khi tuyển dụng vị trí Java Developer (Middle), trong phần giới thiệu, công ty nêu ra những thông tin chính như:

• Thông tin cơ bản về doanh nghiệp: Lĩnh vực hoạt động, thị trường hoạt động đa quốc gia.
• Lý do nên làm việc tại doanh nghiệp: Đưa ra các yếu tố hấp dẫn về môi trường làm việc, chế độ phúc lợi nhằm đảm bảo quyền lợi cho ứng viên cũng như thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng.

Chức danh tuyển dụng cần được nêu một cách ngắn gọn và chính xác. Phải xác định rõ vị trí công việc mà doanh nghiệp cần tuyển dụng để cung cấp thông tin đầy đủ, chi tiết, tránh những mô tả chung chung gây mơ hồ, khó hiểu cho ứng viên. 

Gợi ý cấu trúc viết vị trí cần tuyển:

• Tên chức danh/vị trí + lĩnh vực/ngành nghề + (địa điểm nếu có)
• Tên chức danh đầy đủ (Nếu chức danh bằng tiếng Anh cần có thêm nghĩa tiếng Việt)
• Tên chức danh + lương
• Tên vị trí + hình thức làm việc

Ví dụ:

• Chuyên viên Công nghệ thông tin Tại Hà Nội
• Affiliate Leader (Quản lý phát triển kinh doanh)
• Giao dịch viên tài chính tại PNJ – Thu nhập 9-20 Triệu
• Trợ giảng tiếng Nhật part time

Nhà tuyển dụng không cần liệt kê mọi yêu cầu chi tiết về vị trí cần tuyển, nhưng nên đảm bảo đưa ra những yêu cầu công việc tổng quan nhất trong bản mô tả công việc. Điều này giúp ứng viên hiểu rõ vai trò và công việc cụ thể của họ đối với vị trí đó.

Ví dụ: Công ty thiết kế và cung cấp Nội thất ABC đã mô tả công việc đối với vị trí Nhân viên kinh doanh nội thất (như hình bên dưới).

Ngoài ra, đa số JD hiện nay đều được đăng tải trên các mạng xã hội hay các trang web tuyển dụng. Doanh nghiệp hãy cân nhắc sử dụng các từ khóa liên quan để tăng hiệu quả thu hút ứng viên tiềm năng qua việc tìm kiếm chủ động. 

Bên cạnh mô tả khái quát nhiệm vụ và trách nhiệm công việc, JD cũng cần nêu rõ yêu cầu về học vấn, kinh nghiệm và kỹ năng cho từng vị trí. Doanh nghiệp đặt ra tiêu chí gì về học vấn và kinh nghiệm cho ứng viên? Những kỹ năng nào là cần phải có đối với vị trí này? Yếu tố nào là bắt buộc và yếu tố nào sẽ được ưu tiên? Hãy trình bày rõ ràng các thông tin này trong mô tả công việc để giúp ứng viên có cái nhìn rõ ràng và chính xác về công việc mà họ sẽ đảm nhận.

Ví dụ với vị trí Nhân viên kinh doanh nội thất nêu trên, doanh nghiệp cũng nêu rõ các yêu cầu ứng viên (như hình bên dưới).

Bản mô tả công việc cung cấp thông tin chi tiết về lương, thưởng và các phúc lợi để ứng viên cảm thấy rõ ràng và yên tâm hơn khi nộp đơn. JD tốt nhất nên đưa ra thông tin rõ ràng về mức lương trung bình cho vị trí cụ thể và giải thích một cách đơn giản về các yếu tố liên quan.

Ví dụ, đối với vị trí Nhân viên kinh doanh nội thất của công ty ABC, mức lương, thưởng và quyền lợi được nêu (như hình bên dưới).

Ngoài việc nêu rõ mức lương, Job Description cũng nên đề cập đến các chính sách phúc lợi khác như: bảo hiểm, thưởng lễ tết, được đi du lịch miễn phí, được mua sản phẩm của công ty với giá ưu đãi. Mục tiêu là thu hút những ứng viên tiềm năng. 

Trong trường hợp không thể cung cấp con số chính xác, nhà tuyển dụng có thể đưa ra khoảng thu nhập (từ 07 – 12 triệu) hoặc mức lương tối thiểu, để ứng viên cảm thấy doanh nghiệp minh bạch trong chế độ lương, thưởng.

Bản JD cũng cần có các thông tin về điều kiện làm việc làm tại doanh nghiệp. Việc thể hiện rõ ràng về thời gian, địa điểm làm việc giúp ứng viên hình dung được môi trường làm việc. Điều này giúp ứng viên xác định xem điều kiện làm việc tại doanh nghiệp có phù hợp với mong đợi của họ không.

Ví dụ:

• Địa điểm làm việc: Lê Văn Lương, Thanh Xuân, Hà Nội
• Thời gian làm việc: Thứ 2 – Thứ 6 (từ 09:00 đến 17:30, nghỉ trưa 1h30 phút)

Cuối cùng là mục Cách thức ứng tuyển. Ở mục này, nhà tuyển dụng đưa ra thời gian đăng ký ứng tuyển hoặc thời hạn nộp hồ sơ cho vị trí công việc cụ thể. Đồng thời, cung cấp rõ cách thức ứng tuyển (VD: nộp kèm CV, portfolio, cover letter,…), địa chỉ email để nộp hồ sơ ứng tuyển, địa chỉ email bộ phận tuyển dụng,… Điều này giúp ứng viên dễ dàng liên hệ và gửi hồ sơ nếu họ muốn tham gia ứng tuyển hoặc cần tìm hiểu thêm về công ty.

Kết: Vừa rồi là giải đáp từ SKY Water về chủ đề JD là gì, vai trò của JD trong tuyển dụng và những nội dung cần có trong một bản JD hoàn chỉnh. Hy vọng những thông này sẽ giúp doanh nghiệp và ứng viên trong quá trình tuyển dụng và ứng tuyển.